Privacystatement Jorgen Advocaten

Privacyverklaring Jorgen Advocaten B.V.

Jorgen Advocaten respecteert uw persoonsgegevens en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die aan ons wordt verstrekt of anderszins verkregen vertrouwelijk wordt behandeld. Bij persoonsgegevens gaat het om alle informatie over een persoon. Ook gegevens die indirect iets over iemand zeggen, zijn persoonsgegevens. Met deze verklaring wordt uitvoering gegeven aan de informatieplicht op basis van de privacywetgeving.

Verantwoordelijke

Verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is Jorgen Advocaten B.V., gevestigd aan Herengracht 495 in Amsterdam en ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel met nummer 83079858.

Juridische dienstverlening

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Jorgen Advocaten verwerkt de navolgende (soorten of categorieën) persoonsgegevens:

  • basisinformatie zoals uw voor- en achternaam, titel, geslacht, het bedrijf waar u werkt of uw functie;
  • contactgegevens zoals postadres, (mobiele) telefoonnummer of e-mailadres;
  • aanvullende persoonsgegevens zoals identiteitsbewijs, geboortedatum, BSN en huwelijkse staat;
  • financiële informatie, zoals uw bankrekeningnummer, salaris en overige vergoedingen;
  • alle overige persoonsgegevens die wij van of over u krijgen of die wij zelf kunnen verkrijgen en die wij gebruiken voor de hieronder genoemde doelen;
  • afhankelijk van de soort zaak, verzamelen wij ook bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens zoals gezondheidsgegevens en gegevens over het strafrechtelijk verleden, zoals in het geval van een letselschadezaak, strafzaak, arbeidszaak of sociale zekerheidszaak.

Voornoemde persoonsgegevens verwerkt Jorgen Advocaten omdat deze door u op eigen initiatief zijn verstrekt, in het kader van de dienstverlening zijn verkregen, door derde partijen aan ons kenbaar zijn gemaakt, waaronder wederpartijen, beroepsaansprakelijkheids- of rechtsbijstandsverzekeraar, beroeps- of branchevereniging of via openbare bronnen (bijvoorbeeld websites, het kadaster, het handelsregister van de Kamer van Koophandel) bekend zijn geworden.

Voor welke doeleinden verwerken we uw persoonsgegevens?

Wij verwerken de persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • voor de voorbereiding, uitvoering en afronding (inclusief facturatie) van de betreffende opdracht (verlenen van juridisch advies, voeren van een gerechtelijke procedure of verzorgen van juridische kennisoverdracht);
  • het verzenden van declaraties aan derden zoals uw rechtsbijstandsverzekeraar of een (schade)verzekeraar;
  • het verkrijgen van gefinancierde rechtsbijstand (Wet op de rechtsbijstand);
  • de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op Jorgen Advocaten rust, zoals de verplichtingen volgend uit de Advocatenwet om een dossier bij te houden (en te bewaren) en uw identiteit te controleren, maar ook de verplichting op basis van de wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) om (in sommige gevallen) een cliëntenonderzoek uit te voeren;
  • het onderhouden van contact, door toezending van de kantoornieuwsbrief, uitnodigingen voor bijeenkomsten en informatie waar een betrokkene zelf om heeft gevraagd.

Op basis van welke grondslagen verwerken we uw persoonsgegevens?

Wij verwerken de persoonsgegevens van cliënten op basis van het aangaan en het uitvoeren van de overeenkomst.

Wij verzamelen ook bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens zoals gezondheidsgegevens en strafrechtelijke gegevens, zoals in het geval van een letselschadezaak, strafzaak, arbeidszaak of sociale zekerheidszaak. Wanneer u aan ons een opdracht verstrekt voor de behandeling van een dergelijke zaak, dan vragen wij u toestemming voor de verzameling van deze bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens. De gegevens over het strafrechtelijk verleden worden aan ons verstrekt door het Openbaar Ministerie in een strafzaak en zijn noodzakelijk om u daarin te kunnen bijstaan. Als u deze toestemming niet geeft, kunt u helaas geen gebruik maken van onze diensten, omdat de advocaat de diensten niet kan uitvoeren zonder deze bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens te verwerken die relevant zijn voor het dossier. U heeft het recht om uw toestemming weer in te trekken. De advocaat mag dan geen bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens meer van u verwerken. De advocaat kan vanaf het moment van intrekking van de toestemming geen diensten meer voor u verrichten en zal het dossier dan moeten sluiten.

Omdat wij op grond van de Gedragsregels Advocatuur niet tegen onze cliënten of voormalige cliënten mogen optreden, zullen wij uw contactgegevens digitaal ook na beëindiging van de opdracht blijven bewaren. Hiervoor hebben wij een gerechtvaardigd belang. De privacy-impact daarvan is beperkt nu wij enkel de contactgegevens van onze voormalige cliënten bewaren en niet het volledige dossier.

De persoonsgegevens van onder meer de wederpartij en andere derden worden verwerkt op basis van het gerechtvaardigd belang van onze cliënt(e) en Jorgen Advocaten. Cliënten kunnen hun rechten in een adviseringstraject, minnelijk traject en tijdens de gerechtelijke procedure niet effectueren zonder dat zij beschikken over bepaalde persoonsgegevens van hun wederpartij of derden. Het is daarvoor ook noodzakelijk dat cliënten deze persoonsgegevens verstrekken aan Jorgen Advocaten. De privacy-impact is beperkt, aangezien de persoonsgegevens van de wederpartij/derden enkel worden verstrekt aan Jorgen Advocaten en bijvoorbeeld deurwaarders en gerechtelijke instanties. Bovendien is Jorgen Advocaten gebonden aan geheimhouding op basis van de Advocatenwet. Hierdoor gaat het gerechtvaardigd belang van de cliënten en Jorgen Advocaten voor op de privacy van de wederpartij en/of derden.

Wij verwerken persoonsgegevens ook om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en voor advocaten geldende regelgeving en gedragsregels, zoals identificatie, controle van gegevens, administratieve vereisten of bewaartermijnen. De wettelijke verplichtingen zijn opgenomen in de Advocatenwet, wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en wet op de rechtsbijstand.

Aan wie worden de persoonsgegevens verstrekt?

Jorgen Advocaten is op grond van de Advocatenwet en de gedragsregels gehouden tot geheimhouding. Gegevens die worden verkregen in het kader van de behandeling van een zaak worden niet met derden gedeeld, tenzij dit is toegestaan op grond van de toepasselijke gedragsregels, onze overeenkomst en de (Advocaten)wet.

Voor de behandeling van een zaak kan het nodig zijn persoonsgegevens te delen:

  • in het kader van een gerechtelijke procedure zoals met een gerechtelijke instantie, (de advocaat van) de wederpartij of een deurwaarder;
  • voor het sluiten van een overeenkomst (zoals (de advocaat van) de wederpartij);
  • voor het declareren van de dienstverlening (zoals aan de Raad voor Rechtsbijstand of een (rechtsbijstands)verzekeraar).
  • om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Hierbij kan gedacht worden aan het melden van ongebruikelijke transacties aan toezichthoudende autoriteiten.

Met de derde partij (verwerker) die namens en in opdracht van Jorgen Advocaten uw persoonsgegevens verwerkt, wordt een verwerkersovereenkomst gesloten waardoor die derde partij eveneens gehouden is tot naleving van de privacywetgeving. Wij hebben bijvoorbeeld een verwerkersovereenkomst gesloten met onze IT-beheerder en onze cloudopslagprovider.

Door Jorgen Advocaten ingeschakelde derde partijen, die als verwerkingsverantwoordelijke diensten aanbieden, zijn voor de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens zelf verantwoordelijk voor de naleving van de privacywetgeving. Hierbij valt te denken aan een gerechtelijke instantie, het UWV, de deken (toezichthouder van advocaten), de Raad voor Rechtsbijstand, een rechtsbijstandsverzekeraar, een accountant, een notaris, ingeschakelde andere derde partij ten behoeve van een second opinion of deskundigenrapport.

Jorgen advocaten deelt geen persoonsgegevens met derden voor commerciële doeleinden.

Bewaartermijn

Uw persoonsgegevens worden nooit langer bewaard dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt. Als de bewaartermijn van persoonsgegevens voorbij is of de gegevens niet meer noodzakelijk zijn, zullen uw gegevens worden vernietigd. In beginsel zal uw dossier na afronding nog 20 jaren worden bewaard. Omdat wij op grond van de Gedragsregels Advocatuur niet tegen onze cliënten of voormalige cliënten mogen optreden, zullen wij uw contactgegevens digitaal ook na beëindiging van de opdracht blijven bewaren.

Wij bewaren onze administratie, waaronder de facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn, gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.

Contactformulier

Verder worden uw persoonsgegevens door ons verwerkt indien u via het contactformulier op deze website of mail vragen stelt aan een van onze advocaten of anderszins contact met ons opneemt. Wij verwerken daarvoor contactgegevens (zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer), het door u achtergelaten bericht, inclusief eventueel door u achtergelaten persoonsgegevens in dat bericht). Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om uw vragen te beantwoorden. Deze verwerkingen zijn noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, aangezien we graag uw vragen beantwoorden. We bewaren deze gegevens totdat wij uw bericht hebben gemarkeerd als ‘afgehandeld’, tenzij wij op grond van een wettelijke regeling uw gegevens langer moeten bewaren of als langer bewaren echt nodig is voor het uitvoeren van onze activiteiten, bijvoorbeeld in het geval wij een overeenkomst met u aangaan of een overeenkomst met u hebben gesloten.

Wij wijzen u erop dat u beter geen (bijzondere) persoonsgegevens kunt opnemen in het contactformulier. Denk dan vooral aan uw BSN, gegevens over uw afkomst, gezondheid of gegevens over uw strafrechtelijk verleden. Wij hebben het contactformulier zo veilig mogelijk gemaakt, maar we kunnen niet garanderen dat derden deze gegevens kunnen inzien. Indien deze gegevens noodzakelijk zijn voor een goede zaaksbehandeling verzoeken wij deze gegevens te delen in een persoonlijk (telefoon)gesprek.

Sollicitaties

Als u per e-mail solliciteert en/of reageert op specifieke vacatures verwerken wij uw gegevens. Gegevens die u zelf aan ons verstrekt in een motivatiebrief, CV en/of andere documenten zoals contactgegevens, foto, burgerlijke staat, geboortedatum, geboorteplaats, opleidingsgegevens, werkervaring, nevenactiviteiten, vaardigheden en hobby's verwerken wij in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van een sollicitant voor een functie die vacant is of kan komen bij Jorgen Advocaten. Deze persoonsgegevens worden gebruikt om uw sollicitatie of aanmelding te behandelen en daarover met u te communiceren. Tevens worden deze gegevens bewaard voor de afhandeling van de eventueel door de sollicitant gemaakte onkosten, de interne controle en de bedrijfsbeveiliging, de uitvoering of toepassing van wet- of regelgeving.

Wij wijzen u erop geen bijzondere persoonsgegevens op te nemen in het door u verstrekte of geüploade CV. Denk dan vooral aan uw BSN, gegevens over uw afkomst, gezondheid of gegevens over uw strafrechtelijk verleden. Desondanks kan het voorkomen dat dergelijke door u op vrijwillige basis verstrekte gegevens door ons verwerkt worden. Jorgen Advocaten zorgt er voor dat alleen die personen toegang hebben tot deze gegevens die deze nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

De verwerking van uw sollicitatiegegevens is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van Jorgen Advocaten. Dat belang bestaat er in dit geval uit om geschikt nieuw personeel te werven voor Jorgen Advocaten.

De persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan degenen, waaronder begrepen derden, die belast zijn met of leiding geven aan de werving- en selectie activiteiten binnen Jorgen Advocaten of die daarbij noodzakelijkerwijs zijn betrokken. Jorgen Advocaten zal geen gegevens verstrekken van sollicitanten aan derde partijen, tenzij zij daartoe wettelijk is verplicht.

Jorgen Advocaten bewaart de gegevens van sollicitanten tijdens de werving- en selectieprocedure. Indien de sollicitant hiervoor toestemming geeft dan worden de gegevens van de betreffende sollicitant gedurende één jaar bewaard. Deze toestemming kunt u te allen tijde intrekken. Dit kunt u doen door een mail te sturen naar: kantoor@jorgen-advocaten.nl.

Indien de sollicitant geen toestemming geeft, zullen de gegevens van de afgewezen sollicitant vier weken na het afronden van de sollicitatieprocedure worden verwijderd. In het geval een sollicitant wordt aangenomen, dan worden de gegevens bewaard in het personeelsdossier van de sollicitant.

Matomo Analytics

Wij maken bij het aanbieden van elektronische diensten gebruik van cookies. 

Een cookie is een eenvoudig klein bestand dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door uw browser op de harde schijf van uw computer wordt opgeslagen. 

Wij gebruiken een functionele cookie om uw schermresolutie op te slaan, zodat de website de afbeeldingen op de juiste maat kan serveren en dus sneller wordt. U kunt deze cookies uitzetten via uw browser, zie bijvoorbeeld deze toelichting door de Consumentenbond voor uitleg.

De functionele cookies zijn nodig voor een goede werking van de website. Deze kunnen niet worden uitgeschakeld, want dan werkt de website niet. Hiervoor is uw toestemming niet nodig. Die vragen we daarom ook niet.

Omdat wij willen weten hoe de website functioneert gebruiken wij open-source Analytics software van Matomo(https://matomo.org/). Deze Matomo Analytics draait op onze eigen server de gegevens blijven ook op onze server en worden niet met derden gedeeld. 

Uw IP adres word door Matomo op onze eigen server geanonimiseerd, daardoor is het ook niet nodig om uw toestemming te vragen voor het gebruik van deze Analytics software. 

Wij plaatsen geen 3rd party cookies op onze website.

Beveiliging

Ter bescherming van verlies en andere vormen van onrechtmatige verwerking van uw persoonsgegevens hebben wij passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen.

Zo maken wij gebruik van een https-website. Een SSL-certificaat is te herkennen aan een slotje en https:// in de URL. Dit zorgt ervoor dat de gegevens die u invult in het contactformulier versleuteld worden verstuurd. Dit contactformulier wordt op onze website opgeslagen, waarbij 2x maal een wachtwoord moet worden ingevoerd voordat überhaupt kan worden gezocht naar het contactformulier. Uiteraard staat het wachtwoord niet op een post-it naast de computer.

De persoonsgegevens worden opgeslagen in fysieke en digitale dossiers. Deze dossiers zijn veilig opgeborgen in afgesloten dossierkasten en digitaal opgeslagen in de cloud. De dossiers bevinden zich in een met een alarminstallatie afgesloten pand. Wij maken gebruik van een cloudopslagprovider in Nederland. Het datacentrum van deze provider is goed beveiligd.

Onze telefoons/laptops zijn niet toegankelijk voor derden en beveiligd met sterke wachtwoorden en kunnen in het geval van diefstal of verlies op afstand worden gewist.

Jorgen Advocaten heeft een ICT-beheerder die continu de beveiliging van de ICT-omgeving van kantoor monitort en zo nodig direct ingrijpt bij een dreigende beveiligingsinbreuk.

Naast technische maatregelen (beveiliging van systemen), houdt dit ook in dat Jorgen Advocaten organisatorische maatregelen neemt, waaronder het informeren van haar medewerker over de privacywetgeving, het onderwerpen van haar medewerker aan een verplichting tot geheimhouding en het nastreven van een clean-desk-policy.

Uw rechten

Als u vragen heeft of wilt weten welke persoonsgegevens wij van u hebben, dan kunt u altijd contact met ons opnemen. Zie de contactgegevens hieronder.

U heeft de volgende rechten:

  • uitleg krijgen over welke persoonsgegevens we hebben en wat we daarmee doen;
  • inzage in de persoonsgegevens die wij hebben. Dit betekent dat u een verzoek kunt doen om inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij van u verzameld hebben. Daarbij dient u er rekening mee te houden dat er zich omstandigheden kunnen voordoen waarin wij bevoegd zijn om, vanwege bijvoorbeeld professioneel verschoningsrecht, niet te voldoen aan uw verzoek om kopieën van persoonsgegevens te verstrekken;
  • het laten corrigeren van fouten;
  • het laten verwijderen van persoonsgegevens;
  • als het verwerken van uw persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming, heeft u ook het recht om uw toestemming, op enig moment, in te trekken. Het intrekken van uw toestemming is echter niet van invloed op de rechtmatigheid van enige verwerking op basis van uw eerdere toestemming, voordat wij een dergelijke intrekking hebben ontvangen of in het geval verdere verwerking van diezelfde gegevens volgens een andere grondslag is voortgezet, zoals een overeenkomst of wettelijke verplichting van Jorgen Advocaten.
  • bezwaar maken tegen een bepaald gebruik;  
  • ons ook vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, ook voor de termijn die wij nodig hebben om uw verzoeken of bezwaren te beoordelen. Dit houdt kort gezegd in dat Jorgen Advocaten de verwerking van uw gegevens tijdelijk 'bevriest'.
  • ons ook vragen om te zorgen dat uw persoonsgegevens aan een andere partij worden overgedragen.

Er kunnen zich omstandigheden voordoen waarbij Jorgen Advocaten aan uw verzoek als betrokkene geen of niet volledige uitvoering kan geven. Hierbij valt te denken aan de geheimhoudingsplicht van advocaten en wettelijke bewaartermijnen. Een verzoek van een wederpartij tot verwijdering, aanpassing of beperking van zijn persoonsgegevens zal worden afgewezen, aangezien in dat geval het belang van onze cliënt en ons kantoor voorgaat op het belang van de wederpartij. Ook kan dit verzoek worden afgewezen indien de gegevens nodig zijn voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Wij kunnen ook weigeren te voldoen aan de hiervoor genoemde verzoeken als deze onredelijk vaak worden gedaan, onredelijk zware technische inspanningen vergen of onredelijk zware technische gevolgen hebben voor onze systemen of de privacy van anderen in gevaar brengt.

Mochten we aan een bepaald verzoek geen gehoor (kunnen) geven, dan zullen we dit uiteraard gemotiveerd aan u kenbaar maken.

Als wij de gegevens hebben verwijderd, kunnen wij om technische redenen niet alle kopieën van de gegevens onmiddellijk uit onze systemen en back-upsystemen verwijderen.

Een verzoek tot inzage, correctie, beperking, verzet, overdraagbaarheid van gegevens, verwijdering van uw persoonsgegevens of intrekking van eerder gegeven toestemming, kunt u sturen aan onderstaande contactgegevens:

Jorgen Advocaten

Ter attentie van Jurgen Jaab

Herengracht 450

1017 CA  Amsterdam

U kunt ook een e-mail sturen naar: kantoor@jorgen-advocaten.nl

Om zeker te weten dat wij op basis van uw verzoek de betreffende persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekken, vragen wij u ter verificatie een kopie over te leggen van een geldig paspoort, rijbewijs of identiteitsbewijs met een afgeschermde pasfoto en BSN-nummer. Jorgen Advocaten neemt alleen verzoeken in behandeling die betrekking hebben op uw eigen persoonsgegevens.

U ontvangt binnen vier weken na ontvangst van uw verzoek nader bericht van ons.

Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Als u vindt dat wij u niet op de juiste manier helpen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Dit is de Autoriteit Persoonsgegevens. Op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl leest u hoe u een klacht moet indienen.

Aanpassing privacyverklaring

Jorgen Advocaten heeft het recht de inhoud van deze privacyverklaring op ieder gewenst moment zonder voorafgaande kennisgeving te wijzigen. Aanpassingen van de privacyverklaring wordt op onze website gepubliceerd. Raadpleeg daarom met regelmaat onze website.

Vragen & Contact 

Bij vragen of opmerkingen over de verwerking van uw persoonsgegevens en deze privacyverklaring kunt u contact opnemen met Jonathan Bedaux.

Deze privacyverklaring is op 1 juli 2021 vastgesteld.